Fiscalización de la DIAN: fuentes de información y cómo prepararse

Recibir una comunicación o ser objeto de un proceso de fiscalización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede generar inquietud y numerosas preguntas: ¿debo responder? ¿qué consecuencias tiene no hacerlo? ¿cómo debo proceder? Esta guía busca ofrecerles una orientación práctica, basada en la información relevante para ustedes como contribuyentes, para que puedan afrontar estos procesos con mayor conocimiento y preparación.

Para una comprensión detallada sobre qué es una fiscalización en un sentido más amplio, su importancia y alcances generales, les invitamos a leer nuestra primera entrega de este especial: Fiscalizaciones de la DIAN: qué es, importancia y alcances.

¿De dónde obtiene la DIAN la información para fiscalizarlos?

Una de las primeras preguntas que surge es cómo la DIAN obtiene los datos que utiliza para iniciar o adelantar un proceso de fiscalización. Según lo analizado, la DIAN se nutre principalmente de las siguientes fuentes:

• Sus propias declaraciones: La información que ustedes consignan en sus declaraciones tributarias (renta, IVA, retenciones, etc.) es el material base que la DIAN utiliza para realizar seguimientos y acercamientos. Por ejemplo, quienes cumplen con ciertos requisitos de patrimonio (aproximadamente superior a 790 millones de pesos o 4500 UVT) o ingresos (superiores a unos 56 millones de pesos anuales) deben presentar declaración, y esta es una fuente directa para la entidad.

• Información reportada por terceros (información exógena): La DIAN cuenta con la información que otras personas o entidades reportan sobre las operaciones realizadas con ustedes. Estos cruces de información son fundamentales en sus procesos de investigación.

• Datos de otras entidades: La DIAN también puede obtener información de otros entes que le permiten complementar sus datos y realizar seguimientos para determinar el cumplimiento de las obligaciones o identificar posibles conductas que requieran revisión.

¿Qué alcance tiene la fiscalización de la DIAN?

Las actuaciones de la DIAN en materia de fiscalización pueden variar en su alcance. Es importante que conozcan las diferentes facetas de estos procesos:

• Acciones preventivas y recordatorios: La DIAN realiza una labor de prevención, recordando vencimientos y obligaciones. Es común que reciban correos electrónicos con recordatorios o invitaciones a revisar su situación tributaria. La entidad también ofrece capacitaciones para que los contribuyentes conozcan sus deberes.

• Procesos de investigación sobre su información: Como mencionamos, la DIAN utiliza la información de sus declaraciones y otros datos para investigar y verificar el correcto cumplimiento de sus obligaciones.

• Verificación de la exactitud y cumplimiento de sus declaraciones: La entidad puede analizar si la información en sus declaraciones es correcta y si la liquidación de los impuestos se realizó adecuadamente, incluyendo la correcta aplicación de beneficios tributarios. El objetivo es detectar si existen hechos que ameriten una revisión más profunda.

• Determinación de impuestos y eventuales sanciones: Con base en la información que posee, la DIAN puede determinar los impuestos que considera se adeudan y, si es el caso, liquidar sanciones. Es crucial prestar atención a las comunicaciones que advierten sobre posibles sanciones y leerlas detenidamente.

¿Qué tipos de comunicaciones pueden esperar de la DIAN?

Las interacciones con la DIAN suelen materializarse a través de diversas comunicaciones. Aunque el término genérico sea "requerimiento", es útil saber que pueden recibir:

• Correos electrónicos con recordatorios o alertas preventivas.

• Invitaciones a corregir o a revisar su situación particular.

• Requerimientos formales de información.

• Actos administrativos que determinan obligaciones o imponen sanciones.

Es fundamental no desestimar ninguna comunicación de la DIAN y analizarla cuidadosamente para entender su propósito y los plazos para responder, si aplica.

¿Qué deben tener en cuenta según el impuesto o la obligación revisada?

Cada impuesto (como renta o IVA) y cada obligación formal (como la facturación electrónica o la presentación de información) tiene sus propias normativas y particularidades. Por lo tanto, la preparación ante una fiscalización debe considerar específicamente qué aspecto de sus obligaciones está siendo objeto de revisión por parte de la DIAN.

¿Quién debería atender una visita o requerimiento de la DIAN?

Ante una visita o un requerimiento formal de la DIAN, es una inquietud común quién es la persona más adecuada para atender a los funcionarios o gestionar la respuesta. Generalmente, se considera que quienes deben estar al frente son:

• El representante legal (en caso de personas jurídicas)

• El contador

• El revisor fiscal (si la entidad está obligada a tenerlo)

• La persona natural directamente, si es el caso

Es importante que la persona que atienda o responda tenga un conocimiento claro de la situación fiscal y de los temas que se están tratando.

¿Qué hacer y qué soportes tener listos ante un proceso de fiscalización?

Si bien cada caso es particular, hay lineamientos generales sobre cómo actuar y qué tener preparado:

• Analicen la comunicación: Comprendan qué les está solicitando o informando la DIAN. Identifiquen los plazos.

• Organicen sus soportes: Es fundamental tener a la mano y debidamente organizados todos los documentos que respaldan sus operaciones y el cumplimiento de sus obligaciones tributarias (facturas, contratos, certificados, libros de contabilidad, etc.). La pregunta "¿qué soportes debo tener disponibles?" es clave y deben anticiparse a ella.

• Preparen una respuesta clara y oportuna: Si deben responder, háganlo dentro de los plazos establecidos, de forma clara, precisa y con los soportes necesarios.

• Consideren buscar asesoría especializada: Dependiendo de la complejidad del asunto, contar con el acompañamiento de expertos en materia tributaria puede ser de gran ayuda para asegurar que sus derechos sean protegidos y que el proceso se afronte de la mejor manera posible.

Conclusión

Afrontar una fiscalización de la DIAN requiere estar informados y preparados. Conocer las fuentes de información que utiliza la entidad, el alcance de sus actuaciones y tener una buena organización de sus soportes son pasos fundamentales. Esperamos que esta guía práctica les brinde herramientas útiles para manejar estos procesos con mayor seguridad.