Covid-19: prescripción y caducidad de las acciones judiciales: ¿qué hacer?

2020-04-01

Por Andrés Felipe Aguas y Leidy Remolina Pinto
Abogados del área de
Solución de Controversias y Litigios
Pinilla González & Prieto Abogados

Según los registros oficiales, la pandemia de COVD-19 llegó a nuestro país el pasado 6 de marzo de 2020, cuando se registró el primer caso de contagio en la ciudad de Bogotá. Desde entonces las autoridades gubernamentales han tomado medidas tendientes a mitigar el impacto del virus declarando, en su orden, la emergencia sanitaria (Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, del Ministerio de Salud y Protección Social); el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica a nivel nacional (Decreto 417 del 17 de marzo de 2020); y el aislamiento preventivo obligatorio entre el 25 de marzo y el 13 de abril de 2020 (Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, del Ministerio del Interior).

Esta compleja situación ha implicado que el normal funcionamiento de nuestro sistema de justicia se haya visto afectado, pues incluso antes de declararse el mencionado estado de emergencia en el país, ya el Consejo Superior de la Judicatura había declarado la urgencia manifiesta para el control y contención del contagio del COVID-19 en la Rama Judicial. Para ello ordenó, desde el 16 de marzo, la suspensión de términos judiciales con excepción de los despachos judiciales que cumplen la función de control de garantías, los despachos penales de conocimiento y los jueces de tutela. Al día de hoy y después de dos prórrogas continuas, los términos judiciales siguen suspendidos hasta el 12 de abril, fecha en la que, de mantenerse la emergencia, seguramente se proferirá una nueva prórroga.

Las anteriores medidas, aunadas a la prohibición de libre circulación y a las restricciones para el ingreso a las dependencias judiciales, han sembrando dudas entre los ciudadanos que necesitan acceder a la administración de justicia para presentar nuevas demandas; en especial, en aquellos casos en los cuales su derecho a demandar está cerca de extinguirse por la eventual configuración de la prescripción o la caducidad de las acciones. Para resolver estas dudas, a continuación explicamos cuál es la normatividad especial que ha sido proferida a raíz de la emergencia y qué otras alternativas tienen los interesados en mitigar este riesgo:

¿Qué medidas ha tomado el Gobierno Nacional respecto de estos fenómenos jurídicos?

Mediante el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional ordenó a las ramas que conforman el poder público en sus distintos sectores, prestar sus servicios mediante la modalidad de trabajo en casa utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones; sin embargo, en el país aún falta mucho para que el uso de las tecnologías pueda implementarse de manera plena e íntegra en la Rama Judicial; y para que todas las personas que acuden a la administración de justicia tengan acceso al uso de la tecnología.

El artículo 9° del mencionado decreto, estableció, reglamentando las conciliaciones no presenciales ante la Procuraduría General de la Nación, que no correrá el término de prescripción o de caducidad de las acciones o de los medios de control siempre y cuando se suspenda la posibilidad de radicación de solicitudes de convocatoria de conciliaciones. Sin embargo, no se hizo mención al término de suspensión establecido en el artículo 21 de la Ley 640 de 2001 en relación con aquellas solicitudes de conciliación que se encontraban en trámite al momento de proferirse la orden de aislamiento preventivo obligatorio, vacío normativo que resulta problemático pues bien puede ocurrir que algunas conciliaciones en curso se prolonguen por un tiempo mayor al previsto en la ley.

Por su parte, el artículo 10 del mencionado decreto ordena prestar los servicios de arbitraje, conciliación, amigable composición y procedimientos de insolvencia de persona natural mediante el uso de tecnologías de la comunicación y la información. Consideramos que esta medida es altamente viable en la práctica si se tiene en cuenta que la mayoría de Centros de Arbitraje del país han implementado sistemas de alta tecnología que permiten una fácil comunicación.

En relación con la ocurrencia de los fenómenos de prescripción o caducidad, el artículo 10 del decreto establece que “durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria no correrán los términos de prescripción o caducidad de las acciones”; por lo que en estricto sentido, el lapso comprendido entre el 12 de marzo y el 30 de mayo de 2020, término de duración de la emergencia sanitaria, debe descontarse de cualquier contabilización de términos de caducidad o de prescripción de las mismas.

Aunque la norma es clara, dados los graves efectos que se derivarían para una persona en caso de configurarse la prescripción o la caducidad de una acción determinada, no está demás analizar algunos mecanismos que ayudarán a asegurar que no se configuren estos fenómenos jurídicos. Veamos:

Algunos mecanismos para prevenir el acaecimiento de los fenómenos jurídicos de prescripción o caducidad de las acciones civiles:

1. Requerimiento escrito al deudor:

Con fundamento en el último inciso del artículo 94 del Código General del Proceso (C.G.P.), es posible para el acreedor interrumpir el término de prescripción requiriendo por escrito al deudor. Eso sí, se debe tener en cuenta que si anteriormente se había requerido a deudor haciendo uso de esta herramienta, el acreedor o titular de la acción no podrá hacer uso de este mecanismo por segunda vez.

El requerimiento escrito puede ser enviado por correo físico o electrónico. En el primer caso se recomienda que el envío se efectúe por medio de una empresa de mensajería que pueda certificar, para efectos probatorios, que la comunicación fue recibida por el deudor. Si se envía por correo electrónico, se recomienda que se haga a través de una plataforma de correo electrónico certificada que emita el respectivo acuse de recibo de la comunicación. Así, se tiene la certeza de que el mensaje de datos efectivamente llegó a su destinatario.

Finalmente, es importante que la comunicación tenga un contenido jurídico claro y suficiente para que pueda cumplir los fines de interrupción previstos en la norma.

2. Radicar de manera virtual una solicitud de conciliación extrajudicial:

El artículo 21 de la Ley 640 de 2001 establece que con la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial se suspende el término de prescripción o de caducidad de la acción, según sea el caso, hasta que se registre la respectiva constancia o acta de conciliación o hasta por un término máximo de tres meses. En este punto es importante aclarar que el anterior término de duración del trámite conciliatorio fue modificado por el artículo 10 del Decreto 491 de 2020, ampliándolo a 5 meses, lo que hace aún más efectivo este mecanismo de suspensión.

Ahora bien, la solicitud de conciliación extrajudicial puede ser radicada por medios virtuales para lo cual se recomienda, primero, verificar si el respectivo Centro de Conciliación cuenta con esta posibilidad, pues de no ser así se deberá radicar la solicitud ante otro Centro de Conciliación que sí cuente con la infraestructura tecnología necesaria. La ventaja en este caso es que no existe un factor territorial que determine dónde debe radicarse la solicitud, por lo que puede presentarse ante cualquier Centro de Conciliación del país avalado por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Es importante que al momento de radicar la solicitud de conciliación también se envíe como documento adjunto el respectivo comprobante de pago de la tarifa del trámite, el cual dependerá de la cuantía del asunto a conciliar. Si no se allega el mencionado comprobante, el Centro de Conciliación ante el cual se radicó la solicitud no le dará tramite y, lo que es más grave, se corre el riesgo de que con la radicación de aquella no se logre el efecto de suspender el término de prescripción o de caducidad de la acción.

3. Radicar la demanda por correo electrónico:

En el evento de que se hayan agotado las dos alternativas planteadas anteriormente o no sea posible hacerlo, existe la posibilidad de radicar la demanda por correo electrónico; esto, con fundamento en el artículo 103 del C.G.P., el cual establece que en todas las actuaciones judiciales, incluyendo la presentación de la demanda, se debe procurar por el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Al respecto debe aclararse que si bien esta alternativa es novedosa, no existe ninguna disposición legal en la cual se prohíba. Al contrario: haciendo uso de ella se garantizaría el derecho al acceso a la tutela jurisdiccional efectiva.

Para que esta alternativa surta el efecto esperado, es necesario que la demanda se envíe al correo electrónico institucional de la Oficina de Reparto de los juzgados competentes. También se recomienda que el mencionado mensaje de datos se envíe a través de una plataforma de correo electrónico certificado, la cual emita el respectivo acuse de recibo.

Por último y para mayor seguridad, es aconsejable que una vez abran al público los despachos judiciales, la parte demandante acuda a la Oficina de Reparto y entregue allí una copia del correo electrónico por medio del cual radicó la demanda, junto con una copia de la misma y sus anexos para el Juzgado, el archivo y cuantos demandados sean.

4. Convocar a un Tribunal de Arbitramento:

Habida cuenta que durante el tiempo que se prolongue el aislamiento preventivo obligatorio los procesos arbitrales se adelantarán por medios virtuales, existe la posibilidad, bien de activar los pactos arbitrales ya existentes, o en el evento de que no se cuente con una clausula compromisoria contenida en un contrato, provocar la celebración de un compromiso en virtud del cual las partes decidan someter a arbitraje una determinada controversia.

Teniendo pacto arbitral (cláusula compromisoria o compromiso), el demandante puede instaurar por medios virtuales la respectiva demanda arbitral ante el Centro de Arbitraje seleccionado por las partes o, en su defecto, ante uno del lugar de domicilio del demandado. No obstante, se debe tener en cuenta que junto con la radicación de la demanda se deberá aportar una copia del comprobante de pago de los gastos iniciales del proceso, pues de no cumplir con lo anterior el Centro de Arbitraje ante el cual se radicó la demanda no dará trámite a la misma.

En conclusión, si bien en el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 se estableció una solución respecto a la ocurrencia de la prescripción y caducidad de las acciones en el lapso de duración de la emergencia sanitaria, en el sentido de precisar que no correrán dichos términos, nuestro ordenamiento jurídico permite, a través de diversos mecanismos, asegurar que efectivamente se configure una interrupción o suspensión de tales fenómenos jurídicos.

En los siguientes enlaces pueden consultarse los acuerdos, resoluciones y decretos de que trata este artículo:

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