Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), La DIAN reglamenta los artículos 631-5 y 631-6 del ET

Dadas las dificultades en torno al término beneficiario final, la más reciente reforma tributaria, introducida mediante la Ley 2155 de 2021, unificó el concepto. Antes de la expedición de la reforma, el término contenía diversas nociones sobre los acuerdos de doble imposición, intercambio de información, pago de dividendos y disposiciones indirectas, entre otras. La definición recientemente adoptada se asemeja a la acogida por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), que establece el régimen básico para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Mediante la Resolución 000164 del 27 de diciembre de 2021, la DIAN reglamentó los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario, ET, acorde con las modificaciones introducidas en la materia por la Ley 2155 de 2021.

La Resolución establece: (i) personas obligadas a suministrar información ante la Autoridad Tributaria; (ii) los criterios para determinar el beneficiario final de las personas jurídicas y de las estructura sin personería jurídica o similares; (iii) el contenido del RUB y la actualización de la información del Registro, (iv) los términos y condiciones para la efectiva aplicación del Sistema de Identificación de Estructuras sin Personería Jurídica (SIESPJ), por lo que se reglamentan asuntos relacionados con la inscripción; contenido y actualización de datos del sistema. Por último, la Resolución establece (v) la obligación de debida diligencia y conservación de datos, así como (vi) sanciones aplicables y abuso en materia de suministro de información, y (vii) confidencialidad de la información.

La reglamentación rige a partir del 15 de enero de 2022, previa publicación en el Diario Oficial.

1. Personas obligadas a suministrar información

1. Las sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artículo21-1 del ET, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
2. Establecimientos permanentes de conformidad con lo establecido en el artículo 20-1 del ET.
3. Estructuras sin personería jurídica o similares en cualquiera de los siguientes casos:
4. Las creadas o administradas en la República de Colombia.
5. Las que se rijan por las normas de la República de Colombia.
6. Las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en la República de Colombia.

No se encuentran obligadas a suministrar información en el RUB:

1. Las entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el ciento por ciento (100%) de su participación sea pública.
2. Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.

2. Criterios para determinar el beneficiario final de una persona jurídica con o sin personería jurídica

La Resolución indica que los criterios para determinar el beneficiario final son aquellos contenidos en el artículo 631-5 del ET. La norma define al beneficiario final como la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n), directa o indirectamente, a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Esta definición también se extiende a la(s) persona(s) natural(es) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica con o sin personería jurídica. Para efectos tributarios, el término “beneficiario final” se equipara al término de “beneficiario efectivo o real”.

Son beneficiarios finales de la persona jurídica aquellas personas naturales que, directa o indirectamente, sean propietarias del cinco por ciento (5%) o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica y/o se beneficie del cinco por ciento (5%) o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica; y (ii) aquella persona natural que ejerza control sobre la persona jurídica o por cualquier otro medio diferente al criterio anterior. Cuando no se identifique el beneficiario real por medio de los dos criterios mencionados, se debe identificar la persona natural que ostente el cargo de representante legal, excepto que exista una persona natural con mayor autoridad respecto de las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

El ET determina que son beneficiarios finales de una estructura sin personería jurídica (i) los fiduciantes, fideicomitentes, constituyentes; (ii) los  fiduciarios; (iii) los comités fiduciarios o comités financieros; (iv) los fideicomisarios, beneficiarios o beneficiarios condicionados y (v) cualquier otra persona natural que ejerza control efectivo y/o final, o que tenga el derecho de gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.

Para el caso de las personas jurídicas que cumplan con alguno de los criterios para determinar el beneficiario final de una estructura sin personería jurídica, se entenderá que el beneficiario final será la persona natural que sea beneficiario final de dicha persona jurídica, de conformidad con lo establecido en el artículo.

3. Contenido y actualización del RUB

Dando cumplimiento al mandato del parágrafo 2º del artículo 631-6 del ET, la DIAN reglamentó el RUB. Debe tenerse en cuenta que este registro hará parte integral del Registro Único Tributario (RUT) y constituirá el único mecanismo para suministrar la siguiente información:

1. Tipo de documento.
2. Número de identificación y país de expedición.
3. Número de identificación tributaria (NIT) o equivalente funcional y país de expedición.
4. Nombres y apellidos.
5. Fecha y país de nacimiento.
6. País de nacionalidad.
7. Ubicación, incluyendo la siguiente información: País de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico.
8. Criterios de determinación del beneficiario final.
9. Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica.
10. Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar.
11. Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición.
12. Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición.

Cabe resaltar que, de haber modificaciones, la información anteriormente mencionada deberá ser actualizada de manera electrónica al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año. De no existir modificaciones, los obligados a suministrar información no deberán realizar ninguna actualización en el RUB.

4. Sistema de Identificación de Estructuras sin Personería Jurídica (SIESPJ)

La Resolución 000164 del 27 de diciembre de 2021, establece los términos y condiciones para la efectiva aplicación del SIESPJ, mecanismo que tiene como finalidad la identificación tributaria de las estructuras sin personería jurídica o similar que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT. Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas con anterioridad al 15 de enero de 2022, que no se encuentren obligadas a inscribirse al RUT, deberán efectuar esta inscripción en los sistemas informáticos de la DIAN a más tardar el 30 de septiembre de 2022. Las estructuras creadas después del 15 de enero de 2022, deberán inscribirse en el SIESPJ, a más tardar dentro del mes siguiente a su creación. Los obligados a efectuar la inscripción deberán suministrar la siguiente información:

1. Tipo de estructura sin personería jurídica o similar.
2. Nombre y código alfanumérico asignado internamente para la identificación de la estructura sin personería jurídica o similar.
3. Fecha de creación de la estructura sin personería jurídica o similar.
4. Fecha de terminación de la estructura sin personería jurídica o similar.
5. Número de identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (NIESPJ) asignado por la DIAN.
6. Fecha de inicio de administración de la estructura sin personería jurídica o similar.
7. Fecha de finalización de la administración de la estructura sin personería jurídica o similar.
8. Cambio de administrador de la estructura sin personería jurídica o similar.

De acuerdo con la regulación, la inscripción deberá ser efectuada junto con el cargue del documento soporte de creación por el administrador gestor o representante de la estructura o, en su ausencia, quien para ello designen las partes.

5. Obligación de debida diligencia y conservación de datos

La Resolución establece que, las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similar tendrán la obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar el RUB. Para este efecto las personas naturales, jurídicas y estructuras sin personería jurídica tendrán la obligación de suministrar la información que les sea requerida por parte de los obligados a suministrar la información en el RUB. El deber de diligencia corresponde, para estos asuntos, a la realización de todos los actos necesarios con miras a la identificación de los beneficiarios finales, la cadena de propiedad y el control de la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar.

Complementariamente, los obligados a suministrar información al RUB deberán conservar los soportes de la información suministrada y su debida diligencia por el término de 5 años contados a partir del primero (1°) de enero del año siguiente en que se suministra, mantiene, actualiza o elimina información del RUB.

6. Sanciones y abuso en materia de suministro de información

De conformidad con el artículo 631-6 del ET, cuando el obligado a suministrar información en el RUB no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del ET. Cuando la información sea solicitada por la DIAN y la misma no sea suministrada, se suministre fuera del plazo establecido o su contenido sea erróneo, habrá lugar a las sanciones contempladas en el artículo 651 del ET, las cuales poseen un valor aproximado entre 100 y 15.000 UVT, es decir, entre $3.8 a $570 millones de pesos colombianos.

En caso de que la información sea falsa, la persona podrá ser objeto de sanciones civiles y/o penales de acuerdo con la legislación nacional.

El articulado de la Resolución establece que el abuso en las obligaciones de suministro de información a la cual hace referencia la citada norma, se entenderá como provecho tributario, de acuerdo con lo establecido en el artículo 8° de la Resolución 000004 del 07 de enero de 2020.

7. Confidencialidad de la información

La información aportada al RUB será de carácter reservado de acuerdo con las disposiciones del ET. No obstante, las entidades autorizadas mediante ley, podrán acceder a la información exclusivamente para el ejercicio de funciones constitucionales y legales de inspección, vigilancia y control, funciones de investigación fiscal o disciplinaria.